Ein Leitfaden für KMUs
In der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt stehen kleine und mittlere Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Personalverwaltung modern und gleichzeitig rechtskonform zu gestalten. Die digitale Personalakte spielt dabei eine zentrale Rolle. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, worauf Sie bei der Einführung und Verwaltung digitaler Personalakten achten müssen.
Was macht eine Personalakte rechtssicher?
Eine rechtssichere digitale Personalakte muss verschiedene gesetzliche Anforderungen erfüllen. Besonders wichtig sind:
- Die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften
- Die Gewährleistung der Revisionssicherheit
- Die Implementierung eines rollenbasierten Zugriffskonzepts
- Die Verwendung angemessener Verschlüsselungstechnologien
Vorteile der digitalen Personalakte
Die Umstellung auf digitale Personalakten bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile:
- Deutliche Zeitersparnis bei der Dokumentenverwaltung
- Standortunabhängiger Zugriff auf relevante Unterlagen
- Reduktion von Papier- und Lagerkosten
- Verbesserte Compliance durch automatisierte Prozesse
- Schnellere Auskunftsfähigkeit bei Anfragen
Rechtliche Rahmenbedingungen
Bei der Einführung digitaler Personalakten müssen Sie verschiedene rechtliche Aspekte berücksichtigen:
Aufbewahrungsfristen
Personalunterlagen müssen je nach Dokumententyp unterschiedlich lange aufbewahrt werden. Die digitale Lösung muss diese Fristen automatisch überwachen und die rechtskonforme Löschung sicherstellen.
Datenschutz
Der Schutz personenbezogener Daten hat höchste Priorität. Implementieren Sie technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO.
Mitbestimmungsrecht
Beziehen Sie den Betriebsrat frühzeitig in die Planungen ein. Die Einführung einer digitalen Personalakte ist mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
Implementierung im Unternehmen
Folgende Schritte sind für eine erfolgreiche Einführung wichtig:
1. Ist-Analyse der bestehenden Prozesse
2. Erstellung eines Digitalisierungskonzepts
3. Auswahl einer geeigneten Software-Lösung
4. Schulung der Mitarbeiter
5. Schrittweise Migration der Altakten
6. Regelmäßige Überprüfung der Prozesse
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Müssen Mitarbeiter der digitalen Aktenführung zustimmen?
Grundsätzlich nicht. Die Art der Aktenführung liegt im organisatorischen Ermessen des Arbeitgebers. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter jedoch transparent über die Änderungen.
Welche Dokumente dürfen in der digitalen Personalakte gespeichert werden?
Nur Unterlagen mit direktem Bezug zum Arbeitsverhältnis. Dazu gehören etwa der Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Beurteilungen und Qualifikationsnachweise.
Wie lange müssen digitale Personalakten aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Dokumententyp. Grundsätzlich gilt eine Mindestaufbewahrungsfrist von 6 Jahren nach § 257 HGB. Lohnunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Ist eine parallele Papierakte erforderlich?
Nein, eine ausschließlich digitale Aktenführung ist rechtlich zulässig, sofern die technischen Anforderungen an Datensicherheit und Revisionssicherheit erfüllt sind.
Welche Verschlüsselungsstandards sind notwendig?
Verwenden Sie aktuelle Verschlüsselungstechnologien nach dem Stand der Technik. Empfohlen wird mindestens eine 256-Bit-AES-Verschlüsselung.